DATEV-Sprint: 100 Mio. € Handelsunternehmen im Münsterland

Ausganslage

Das Unternehmen wuchs rasant, aber die Strukturen in der Finanzbuchhaltung hielten nicht Schritt. Eine wesentliche Herausforderung bestand in der Flut an Einzeltransaktionen aus verschiedenen Payment-Service-Providern (Amazon, PayPal, Stripe, Klarna). Da keine funktionierenden Schnittstellen existierten, wurden Belege teilweise manuell kontiert.

Die Folgen waren gravierend: Das Zwischenkonto 1360 (Geldtransit) wies eine unerklärliche Differenz von -47.000 € auf. Offene Posten in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung summierten sich auf hunderte Einträge, was einen verlässlichen Mahnlauf unmöglich machte. Die BWA für die Geschäftsführung lag regelmäßig erst gegen Ende des Folgemonats vor.

Unsere Maßnahmen im DATEV-Sprint

Phase 1: Historische Bereinigung

Zunächst analysierten wir die Struktur der Payment-Daten. Durch einen speziellen ASCII-Import konnten wir rückwirkend für das gesamte Geschäftsjahr die Zahlungsströme mit den offenen Posten abgleichen. Die Differenz auf Konto 1360 wurde sukzessive durch die Zuordnung von Stornos, Gebühren und Auszahlungs-Batches auf 0,00 € aufgelöst.

Phase 2: Prozess-Automatisierung

Im zweiten Schritt etablierten wir passgenaue DATEV-Lerndateien und automatisierten den Import der Payment-Datenstrukturen. Der Automatisierungsgrad der täglichen Bankbuchungen stieg dadurch von mühsamen 20 % auf über 85 %. Manuelle Eingriffe beschränken sich heute fast ausschließlich auf tatsächliche Klärfälle.

Phase 3: Fast Close Implementierung

Um die BWA-Erstellung massiv zu beschleunigen, implementierten wir wiederkehrende Buchungen für kalkulatorische Kosten, Löhne und Abschreibungen. Die Dauer des Monatsabschlusses reduzierte sich dadurch von 28 Tagen auf einen verlässlichen "Fast Close" bis zum 5. Werktag.

Das Ergebnis