Laufende Buchhaltung.
Monat für Monat abgestimmt.
DNX führt die laufende DATEV-Finanzbuchhaltung Ihrer Mandate. Pauschal pro Mandat, übergabefertig zum 10. Werktag des Folgemonats — ohne Stundenzettel, ohne Rückfragen.
| Banken & Kassen abgestimmt (1200, 1210, 1000) | WT 2 | |
| OPOS Debitoren / Kreditoren geprüft | WT 3 | |
| Wiederkehrende Buchungen (Mieten, Versich., Leasing) | WT 4 | |
| Abschreibungen aus AfA-Spiegel (4830/4832) | WT 4 | |
| Lohnverrechnung (1755/1759/3790) abgestimmt | WT 5 | |
| Vorsteuer / USt (1576/1577/3805/3806) abgestimmt | WT 5 | |
| Sachkonten-Routine abgeschlossen | WT 6 | |
| BWA generiert · Übergabe an GF | WT 6 |
Warum der Retainer und nicht das Stundenmodell
Stundenmodelle sind das, was Mandanten an Steuerkanzleien hassen — und das, was Kanzleien an Mandanten weitergeben, wenn sie laufende Buchhaltung selbst führen. Die Logik bricht in beide Richtungen: Mandanten wissen vorher nicht, was sie zahlen; Kanzleien zahlen für die Stunden, die ihre Sachbearbeitung braucht — auch dann, wenn sich diese Stunden nicht dem Mandanten in Rechnung stellen lassen.
Der Retainer dreht das um. Eine feste Pauschale pro Mandat und Monat. Was wir dafür leisten, ist klar definiert — siehe unten. Was wir nicht leisten, ist auch klar: Steuerberatung, Jahresabschluss, Steuererklärung. Das bleibt bei Ihnen. Damit ist die Schnittstelle zwischen DNX und Ihrer Kanzlei sauber, und die Pauschale kalkulierbar — für uns wie für Sie.
Was Sie jeden Monat in der Hand haben
Zum 10. Werktag steht ein abgestimmtes Hauptbuch in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. OPOS sind aktuell, Banken stimmen, Sachkonten sind auf Plausibilität geprüft, Periodenabgrenzungen sind gebucht, Verrechnungskonten zwischen Vor- und Hauptbuch laufen sauber durch. Sie bekommen eine Übergabe-Notiz mit BWA, Hinweisen auf Sondertatbestände und — falls vorhanden — eine kurze Klärungsbedarf-Liste.
Was Sie nicht bekommen: einen Stundenzettel mit 47 Positionen, einen Klärungs-Marathon am Monatsende, oder Diskussionen über Mehraufwand bei Sondertatbeständen. Das ist der Punkt der Pauschal-Logik: Aufwand ist unser Risiko, nicht Ihres.
Was monatlich läuft.
Pauschal pro Mandat. Keine Stundenabrechnung, keine Mehraufwand-Diskussion im Tagesgeschäft. Wenn ein Mandant strukturell wächst, sprechen wir vorab über die Anpassung — nicht im Nachgang.
- Laufende Geschäftsvorfälle in DATEV Unternehmen Online und Kanzlei-Rechnungswesen
- OPOS-Pflege: Debitoren, Kreditoren, Bank, durchlaufende Posten
- Belegerfassung mit OCR und gepflegten Lerndateien
- Sachkonten- und Verrechnungskonten-Abstimmung zum Monatsabschluss
- Lohnverrechnungskonten zum Jahresende auf null
- Abstimmung der Vorsteuer-, Umsatzsteuer- und Verbindlichkeitskonten
- Reporting in Ihrem Format, übergabefertig für Jahresabschluss und Steuererklärung
- Wöchentliche Abstimmung mit Ihrer Sachbearbeitung — bei Bedarf, nicht als Pflichttermin
- Verfahrensdokumentation parallel zum laufenden Betrieb gepflegt
- Stichproben-Audit und Periodenabschluss-Vorlage als monatliche Routine
Drei Hebel.
Strukturelle Effizienz, nicht Akkord.
Wir können laufende Mandate zu Konditionen führen, bei denen ein Sachbearbeiter im Stundensatz nicht profitabel arbeiten könnte. Nicht weil wir günstiger sind, sondern weil wir die Werkzeuge gebaut haben.
Konkrete Retainer-Mandate.
Anonymisierte Mandate. Echte Pauschalen-Logik. Echte Marge-Rechnung.
- Sachbearbeiter intern4 FTEVoll ausgelastet
- Stunden pro Monat~640 h4 FTE × 160 h
- Mandanten-Honorar4.800 €/MTrägt Stundensatz nicht
- Sachbearbeiter intern0,5 FTEAusnahmen-Prüfung
- DNX-Pauschale2.400 €/MKomplettes Belegmanagement
- Marge der Kanzlei+2.400 €/M+28.800 € pro Jahr
- Konsolidierung internExcel + 2 FTEWT 18 fertig
- BWA-Lieferung KonzernWT 22+Manuelle Anpassungen
- IFRS-BuchungenAd hocPro Tochter unterschiedlich
- Konsolidierung intern0 FTEIm DNX-Retainer enthalten
- BWA-Lieferung KonzernWT 11Standardisierte Konsolidierung
- IFRS-BuchungenTemplatesPro Tochter standardisiert
- Problem-Mandate15Nicht profitabel intern
- Marge-Verlust−5.100 €/MQuerfinanzierung über andere Mandate
- Neumandate0/MonatKeine Kapazität
- White-Label-Mandate12Im laufenden Retainer
- Marge-Gewinn+3.840 €/M+46.080 € pro Jahr
- Neumandate2–3/MonatWieder kapazitätsfähig
So kommt ein Mandat in den Retainer.
Häufige Fragen zum Retainer.
Wie wird der Retainer abgerechnet?
Pauschal pro Mandat und Monat. Festpreis, vor Vertragsbeginn fixiert, an Mandantsgröße und Komplexität angepasst (Belegvolumen, Anzahl Konten, Sondertatbestände). Keine Stundenabrechnung, keine Mehraufwand-Diskussion im Tagesgeschäft. Wenn ein Mandant strukturell wächst (z.B. neue Gesellschaft, neuer Marktplatz), sprechen wir vorab über die Anpassung — nicht im Nachgang.
Was, wenn ein Mandat aus dem Retainer wieder zurück soll?
Jederzeit möglich, mit drei Monaten Übergabe-Vorlauf. Wir geben den Mandanten in dem Zustand zurück, in dem er sich befindet — sauber abgestimmt, mit aktueller Verfahrensdokumentation, mit eingerichteten Lerndateien. Ihr Team übernimmt nahtlos.
Wie sieht die monatliche Übergabe konkret aus?
Zum 10. Werktag des Folgemonats steht in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen ein abgestimmtes Hauptbuch. Sie erhalten eine kurze Übergabe-Notiz mit BWA, Hinweisen auf Sondertatbestände und ggf. Klärungsbedarf-Liste. Der Steuerberater hängt direkt seine Steuerleistung dran — ohne Klärungsschleifen.
Wie viele Mandate können wir gleichzeitig in den Retainer geben?
Wir empfehlen, mit 1–3 Pilot-Mandaten zu starten. Nach 3 Monaten gemeinsamer Routine wissen beide Seiten, ob die Zusammenarbeit trägt. Bei guter Erfahrung lassen sich danach 5–10 weitere Mandate ohne Reibungsverluste übernehmen — pro Mandat ein eigener Übernahme-Sprint.
Was passiert bei kurzfristigen Sondertatbeständen — z.B. einer Betriebsprüfung?
Sondertatbestände sind Teil des Retainers, nicht extra. Bei einer Betriebsprüfung stellen wir die geforderten Datenträger-Überlassungen (Z3) bereit, dokumentieren ggf. Sonderbuchungen und arbeiten mit Ihrer Sachbearbeitung an Prüferanfragen. Was wir nicht tun: Steuerberatung im Sinne des StBerG — das bleibt bei Ihrer Kanzlei.
Welche Mandate eignen sich besonders gut für den Retainer?
Mandate mit regelmäßigem Belegvolumen ab ca. 100 Belegen pro Monat, klar definierter Geschäftslogik (E-Commerce, Handel, Dienstleistung, Holdings), und einer Pauschal-Honorar-Struktur, in der laufende Buchhaltung den Sachbearbeiter belastet. Klassisch: Schuhkarton-Mandanten, schnell wachsende E-Commerce-Mandate, Holdings mit mehreren Töchtern.
Wie ist der Datenschutz und die DSGVO-Konformität geregelt?
Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO standardmäßig mit jedem Retainer-Vertrag. Zugriff auf den DATEV-Bestand der Kanzlei über separate, klar abgegrenzte Mitarbeiterzugänge. Geheimhaltungsvereinbarung zur Wahrung des Mandantengeheimnisses. Datenverarbeitung ausschließlich in Deutschland.
Übernehmen Sie auch Lohnabrechnung?
Lohnabrechnung selbst (Brutto-Netto-Berechnung, Sozialversicherungs-Meldungen) gehört nicht zum Standard-Retainer — das macht entweder Ihre Kanzlei in DATEV Lodas oder ein externer Lohnabrechner. Was wir übernehmen: die monatliche Verbuchung der Lohn-Aufwendungen in Kanzlei-Rechnungswesen und die Abstimmung der Lohnverrechnungskonten (1755/1759/3790) zum Jahresende auf null.
Eine echte Pauschale.
Eine halbe Stunde.
Wir gehen mit Ihnen durch ein bis drei Mandate, an denen es klemmt — und nennen die Pauschale, bevor wir das Gespräch beenden.
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