Lohnverrechnungskonto 1755 zum Jahresende auf null — die Schritt-für-Schritt-Abstimmung

Warum Konto 1755 (und 1759, und 3790) zum Jahresende nie auf null steht

Es gibt zwei Welten in einer DATEV-Mandantenbuchhaltung, die sich nie ganz sauber treffen: DATEV Lodas (oder ein externer Lohnabrechner) auf der einen Seite, DATEV Kanzlei-Rechnungswesen auf der anderen. Lodas berechnet die Lohnabrechnung. KaRe bucht den Lohnaufwand. Dazwischen liegen die Lohnverrechnungskonten — 1755 Lohn, 1759 Gehalt, 3790 Verbindlichkeiten an Sozialversicherung (SKR03). In Theorie buchen die sich monatlich auf null. In Praxis stehen sie zum 31. 12. mit zwei- bis vierstelligen Differenzen.

Bei den meisten Mandaten lebt das jahrelang so. Die Sachbearbeitung weiß, dass es da eine "Karteileiche" gibt, klärt sie zum Jahresabschluss in einer einmaligen Korrekturbuchung — und im Folgejahr beginnt das Spiel neu. Strukturell sauber wird das nur, wenn man die Quellen der Differenzen erkennt und den Buchungs-Workflow zwischen Lodas und KaRe einmalig neu aufsetzt.

Die typischen Differenz-Quellen — sortiert nach Häufigkeit

1. Sonderzahlungen, die in Lodas separat, in KaRe als Aufwand laufen

Klassisch: Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Boni, Gratifikationen. In Lodas sind das eigene Lohnarten mit eigener Verbuchungslogik. In KaRe schiebt die ASCII-Schnittstelle den Aufwand auf 4120, die Verbindlichkeit auf 1755 — aber die Gegenbuchung beim Auszahlen läuft oft auf das falsche Konto. Konkret: Bonus wird auf 1755 als Verbindlichkeit gebucht, aber bei Auszahlung wird der Betrag auf 1200 Bank → 4120 Lohnaufwand gebucht (statt auf 1200 Bank → 1755 Lohnverrechnung). Differenz bleibt stehen.

2. Korrekturen aus Vorperioden

Mitarbeiter wird im Februar nachträglich für Januar korrigiert. In Lodas läuft das als Rückrechnung in der aktuellen Periode mit. In KaRe wird die Buchung sauber abgebildet — aber die Sozialversicherungs-Beträge auf 3790 wandern asymmetrisch, weil die Beitrags-Bemessungsgrenze sich verschiebt. Differenz auf 3790: typisch 5–50 € pro Korrektur, summieren sich übers Jahr.

3. Pauschale Lohnsteuer (§ 40, § 40a, § 40b EStG)

Geringfügig Beschäftigte mit pauschaler Lohnsteuer. Die geht auf eigene Konten (z.B. 4138 Pauschalsteuer). Wenn die Verbuchung in KaRe nicht differenziert ist, läuft der pauschale Betrag durch 1755, die Gegenbuchung aber durch 3790 — und beide bleiben asymmetrisch.

4. Sozialversicherungs-Sammelabführung

Die DEÜV-Beiträge gehen an die Krankenkasse als Sammelzahlung. Im Buchungssatz: 3790 an 1200 Bank. Wenn die Schätzung der Lohn-Sozialabgaben in Lodas (typisch zum 27. eines Monats) und die tatsächliche Abrechnung (typisch im Folgemonat) sich unterscheiden, entstehen Schätz-Korrekturbuchungen, die auf 3790 wandern — und nie sauber gegen die echten Beträge abgestimmt werden.

5. Sondervergütungen, die nicht über Lodas laufen

Geschäftsführer-Bonus, Tantiemen, Aufsichtsrats-Vergütungen, geldwerter Vorteil aus Dienstwagen. Wenn diese außerhalb des regulären Lohnabrechnungs-Laufs in KaRe gebucht werden, fehlen sie auf 1755/3790 oder werden doppelt erfasst. Klassischer Stolperstein bei GmbH-Holdings mit mehreren Geschäftsführern.

Schritt-für-Schritt: 1755 zum Jahresende abstimmen

Schritt 1 — Saldo-Snapshot

Ziehen Sie aus KaRe die Salden der drei Konten zum 31. 12.: 1755 Lohnverrechnung, 1759 Gehaltsverrechnung, 3790 Verbindlichkeiten an Sozialversicherung. Notieren Sie auch den Saldo zum 1. 1. des Jahres — die Eröffnungsbilanz. Differenz zum Vorjahr ist die Belastung, die im Jahr aufgelaufen ist.

Schritt 2 — Lodas-Lohnjournal als Gegenstück

Aus Lodas das Lohnjournal für das gesamte Jahr ziehen, summiert pro Lohnart und pro Konto. Die Summen müssen mit den KaRe-Buchungen pro Konto zusammenpassen — und tun es selten. Differenz pro Lohnart dokumentieren.

Schritt 3 — Auszahlungs-Buchungen prüfen

Pro Monat den Banksaldo der Lohn-Auszahlungen mit den Lodas-Auszahlungs-Beträgen abgleichen. Wenn die Bank-Buchung nicht über 1755 läuft, ist das die häufigste Differenz-Quelle. Korrektur-Umbuchungen vorbereiten: 4120 an 1755 (oder umgekehrt, je nach Saldo-Richtung).

Schritt 4 — Sozialversicherungs-Schätzungen normalisieren

Bei jeder Schätz-Buchung (typisch zum 27. des Monats) muss im Folgemonat die Korrektur gegen die echte Abrechnung laufen. Wenn die Korrektur fehlt, steht 3790 mit dem geschätzten Betrag — die echte Belastung läuft separat. Korrektur-Umbuchungen pro Monat prüfen, ggf. nachholen.

Schritt 5 — Pauschal-Lohnsteuer separieren

Pauschale Lohnsteuer auf eigenes Sachkonto (4138, 4139) sauber abgegrenzt von 1755 abbilden. Wenn das nicht der Fall war, Korrekturbuchung: 1755 an 4138 (Lohnaufwand pauschal).

Schritt 6 — Differenz auf null bringen

Nach den Korrekturen bleibt eine Restdifferenz, die nicht mehr nachvollziehbar ist. Die wird dokumentiert ausgebucht — typischerweise auf 4138 Lohnaufwand pauschal oder, wenn klar GmbH-bezogen, auf 4126 Sonstige Bezüge. Wichtig: Begründung in der Verfahrensdokumentation festhalten — der Steuerberater muss die Klärung in der Bilanz nachvollziehen.

Strukturell sauber: monatliche Routine statt Jahresend-Klärung

Wer 1755 strukturell auf null halten will, braucht eine monatliche Routine im Periodenabschluss-Vorlage. Konkret: Lodas-Lohnjournal des Monats wird gegen KaRe-Saldo geprüft, Korrekturbuchungen werden im laufenden Monat erfasst, nicht erst zum 31. 12. Im Fast-Close-Prozess wird das ein eigener Schritt zum 5. Werktag — siehe Konto 1755 in der DATEV-Periodenabschluss-Vorlage.

Wenn die Differenzen aus 5+ Jahren kommen

Bei Mandaten mit langjährig nicht abgestimmtem 1755 lohnt der "Großputz" einmalig — eine vollständige Aufrollung der letzten 3–5 Jahre, mit dokumentierten Ausbuchungen pro Jahr. Aufwand: 4–8 Stunden pro Mandat. Ergebnis: erstmals saubere Eröffnungsbilanz und keine "Karteileiche" mehr im Jahresabschluss-Gespräch mit dem Steuerberater. Ist Teil des Übernahme-Sprints, wenn Lohnverrechnung als Pain-Point erkannt wird.

Fazit

Konto 1755 ist kein technisches Problem — es ist ein Workflow-Problem zwischen Lodas und KaRe. Strukturell sauber wird es nur, wenn die Auszahlungsbuchungen, Sondervergütungen und Sozialversicherungs-Schätzungen monatlich, nicht jährlich abgestimmt werden. Wer das einmal sauber aufsetzt, hat zum 31. 12. nicht 4 Stunden Klärung mehr — sondern ein abgestimmtes Konto.