Konto 1590 durchlaufende Posten klären — der vergessene Saldenfriedhof
Konto 1590 sammelt seit Jahren Vorlagen-Auslagen, Konzern-Verrechnungen und Hausverwalter-Beträge — und wird nie geleert. So bekommen Sie es strukturell auf null.
Was Konto 1590 wirklich tut — und warum es vergessen wird
Konto 1590 (SKR03) heißt offiziell "Durchlaufende Posten". Im Buchhaltungs-Alltag bedeutet das: Beträge, die für jemand anderen verauslagt werden und später erstattet oder weiterberechnet werden. Klassische Fälle: Hausverwalter, der Versicherungen für die Mieter zahlt. Anwaltskanzlei, die Gerichtskosten verauslagen. Holding, die Konzernumlagen für Töchter trägt.
Das Buchungs-Modell: Verauslagung wird auf 1590 gebucht, Weiterberechnung gegen 1590, Saldo soll auf null gehen. In Theorie. In Praxis: 1590 wächst über Jahre, weil Weiterberechnungen vergessen werden, Beträge ausfallen, oder die Buchungslogik nie sauber implementiert wurde. Bei langjährigen Mandaten finden wir 1590-Salden zwischen 5.000 und 80.000 € — alles "irgendwann mal verauslagt".
Die typischen Quellen einer 1590-Belastung
Hausverwalter und Vermietungsbetriebe
Mieter zahlt Nebenkosten an Hausverwalter, Hausverwalter zahlt an Versicherer/Stadtwerke/Wartungsfirma. Wenn die Nebenkostenabrechnung nicht jährlich gegen 1590 abgestimmt wird, sammeln sich Differenzen.
Anwaltskanzleien und Notare
Gerichtskosten, Notargebühren, Auslagen — werden vom Mandanten zurückerstattet, aber oft erst nach Monaten. Wenn die Kanzlei-Buchhaltung nicht stringent gegen 1590 zieht, bleiben Reste stehen.
Holdings mit Konzernumlagen
Mutter zahlt für Tochter (z.B. Versicherung, Beratung, IT-Lizenzen), berechnet weiter. Wenn die Weiterberechnung nicht auf 1590 läuft oder der falsche Sachkonten-Schlüssel verwendet wird, bleiben Gegenpositionen offen.
Reisekosten von Geschäftsführern und Außendienst
Verauslagt vom Mitarbeiter, vom Unternehmen erstattet, vom Mandanten oft nicht weiterberechnet. Wenn der Reisekosten-Abrechnungs-Workflow nicht über 1590 läuft, ist das ein üblicher Stolperstein.
Schritt-für-Schritt: 1590 abstimmen
Schritt 1 — Kontoblatt-Export
In KaRe Konto 1590 als Kontoblatt für die letzten 5 Jahre exportieren. Excel-Export reicht. Pro Buchungszeile: Datum, Belegnummer, Buchungstext, Soll, Haben.
Schritt 2 — Klassifizierung der Posten
Pro Buchungs-Posten klassifizieren: Verauslagung (Soll-Buchung) oder Weiterberechnung (Haben-Buchung). Soll-Posten ohne entsprechende Haben-Gegenbuchung sind Klärungsfälle. Haben-Posten ohne Soll-Gegenbuchung sind ebenfalls Klärungsfälle (jemand wurde belastet, wir haben aber nichts verauslagt).
Schritt 3 — Klärungs-Workflow
Pro Klärungsfall: Ist die Weiterberechnung erfolgt, aber falsch gebucht? Ist der Vorgang verfallen? Ist der Mandant insolvent? Pro Fall Maßnahme festlegen — Ausbuchung, Korrekturbuchung, Mahnung.
Schritt 4 — Strukturelle Prüfung
Welche Buchungslogik führt zum Aufbau von 1590-Resten? Wenn Reisekosten nicht über 1590 laufen, ist die Logik korrigieren. Wenn Hausverwalter-Nebenkosten nicht jährlich abgestimmt werden, ist die Periodenabschluss-Vorlage zu erweitern. Strukturarbeit, nicht Symptom-Behandlung.
Schritt 5 — Ausbuchung
Restposten, die nicht mehr klärbar sind, werden ausgebucht. Bei Verauslagungen, die nicht mehr eintreibbar sind: 4805 Sonstige Aufwendungen oder spezifisches Aufwandskonto. Bei Erstattungen, deren Quelle unklar ist: 2705 Sonstige Erträge. Jede Ausbuchung dokumentieren — Belegnummer, Begründung, Verantwortlicher.
1590 strukturell sauber halten
Nach der Klärung muss 1590 in die monatliche Routine. Konkret im Periodenabschluss-Workflow: Konto 1590 wird zum 5. Werktag geprüft, Salden über 30 Tage werden geklärt, Salden über 90 Tage automatisch eskaliert. Im OPOS-Hebel ist 1590 standardmäßig Pflichtprüfung, nicht Kür.
Bei Massengeschäft: Konto 1590 vs. 1360
Bei BU B / B27 Mandanten (E-Commerce, Gastronomie) gibt es eine Überschneidung mit Konto 1360 Geldtransit. Faustregel: 1360 ist für Sammelzahlungen aus Vorsystemen (PayPal, Stripe, Kasse), 1590 ist für Verauslagungen mit klar identifiziertem Gegenpart. Wenn beide Konten parallel verwendet werden, müssen die Buchungslogiken klar getrennt sein. 1360-Beitrag dazu.
Fazit
Konto 1590 ist nicht spektakulär — und genau deshalb wird es vergessen. Wer einmal ehrlich aufräumt, wird oft mehrere Jahre Verauslagungen finden, die nie weiterberechnet wurden. Die strukturelle Antwort ist nicht "nochmal aufräumen", sondern eine monatliche Pflicht-Prüfung, die das Konto auf null hält. Aufwand: 30 Minuten pro Monat. Ersparnis: ein peinliches Jahresabschluss-Gespräch.