Periodenabschluss-Vorlage in DATEV erstellen — die 8-Werktag-Routine
Die Periodenabschluss-Vorlage ist der Kern jedes Fast-Close-Prozesses in DATEV — und wird trotzdem selten richtig genutzt. So bauen Sie eine Vorlage, die zum 8. Werktag fertig ist.
Warum die Periodenabschluss-Vorlage existiert — und niemand sie benutzt
DATEV Kanzlei-Rechnungswesen hat seit Jahren ein eingebautes Tool, das den Monatsabschluss strukturell beschleunigt: die Periodenabschluss-Vorlage. Pro Mandant wird einmalig ein Workflow definiert, der jeden Monat in der gleichen Reihenfolge die gleichen Schritte abarbeitet. Bank abstimmen, OPOS prüfen, wiederkehrende Buchungen ausführen, Abschreibungen, Lohnverrechnung, Vorsteuer, Sachkonten, BWA. Jeder Schritt mit Solldatum, Verantwortlichem, Häkchen.
Trotzdem: bei den meisten Mandaten, die wir im Übernahme-Sprint bekommen, ist die Periodenabschluss-Vorlage entweder gar nicht angelegt oder leer. Stattdessen läuft der Monatsabschluss aus dem Kopf der Sachbearbeitung — wer was wann macht, ist nirgends festgehalten. Folge: Wenn die zuständige Person Urlaub hat, fehlen Schritte. Wenn die Person das Unternehmen verlässt, ist das Wissen weg.
Schritt-für-Schritt: Vorlage in KaRe anlegen
Schritt 1 — Vorlage-Set anlegen
In KaRe → Auswertungen → Periodenabschluss-Vorlagen → Neu. Pro Mandant ein eigenes Set. Name nach Konvention: "PA-MMM" + Mandantsnummer (z.B. "PA-Mueller-12345"). So findet die Sachbearbeitung die richtige Vorlage auch bei 50 Mandaten.
Schritt 2 — Standard-Schritte einfügen
Das DATEV-Standard-Set kann übernommen werden, muss aber pro Mandant angepasst werden. Die acht Pflicht-Schritte für ein mittelständisches Mandat:
- WT 2: Banken & Kassen abgestimmt (1200, 1210, 1000)
- WT 3: OPOS Debitoren / Kreditoren geprüft
- WT 4: Wiederkehrende Buchungen ausgeführt (Mieten, Leasing, Versicherungen)
- WT 4: Abschreibungen aus AfA-Spiegel gebucht (4830, 4832)
- WT 5: Lohnverrechnung 1755/1759/3790 abgestimmt — siehe 1755-Beitrag
- WT 5: Vorsteuer / USt 1576/1577/3805/3806 abgestimmt
- WT 6: Sachkonten-Routine abgeschlossen (durchlaufende Posten 1590, sonstige Verrechnungskonten)
- WT 8: BWA generiert & übergeben
Pro Schritt: Verantwortlicher, Solldatum, Plausibilitäts-Hinweis (was muss geprüft werden, bevor abgehakt wird).
Schritt 3 — Mandantenspezifische Schritte ergänzen
Konzern-Mandanten brauchen Konzernumlagen-Schritt. Vermietungsbetriebe brauchen Nebenkosten-Abstimmung. E-Commerce braucht Konto 1360 Geldtransit-Check. Pro Mandant 2–4 zusätzliche Schritte einbauen, abhängig vom Geschäftsmodell.
Schritt 4 — Plausibilitäts-Regeln definieren
Pro Schritt eine Plausibilitäts-Regel: "Bank-Saldo des Auszugs muss zum Hauptbuch-Saldo passen — Cent-genau." "Lohnaufwand 4120 muss zum Lodas-Lohnjournal passen — Differenz ≤ 1 €." Plausibilitäts-Regeln machen die Vorlage personenunabhängig — wenn der Sachbearbeiter wechselt, weiß der Nachfolger sofort, was er prüfen muss.
Schritt 5 — Vorlage testen mit dem ersten Monatsabschluss
Den nächsten Monatsabschluss mit der frisch angelegten Vorlage durcharbeiten. Wo Schritte nicht passen, anpassen. Nach 2–3 Durchläufen ist die Vorlage stabil.
Wiederkehrende Buchungen integrieren
Die Periodenabschluss-Vorlage ruft den DATEV-Stapel "Wiederkehrende Buchungen" auf. Dort hinterlegen: Mieten, Leasing-Raten, Versicherungs-Pauschalen, Wartungsverträge, Periodenrechnungen Telekom/Internet. Pro Buchung: Soll-Konto, Haben-Konto, Betrag, USt-Schlüssel, Buchungstext.
Wenn ein Mandant 47 wiederkehrende Buchungen hat, läuft die ganze Sache in DATEV in 15 Minuten — statt 2 Stunden manueller Eingabe pro Monat. Das ist die strukturelle Effizienz, die einen Sachbearbeiter von 12 Stunden auf 6 Stunden pro Mandat bringt.
AfA-Spiegel mit der Vorlage verknüpfen
In DATEV den AfA-Spiegel pflegen — pro Anlagegut Anschaffungsdatum, Anschaffungswert, Nutzungsdauer, Methode (linear, degressiv, GWG). Wenn der AfA-Spiegel sauber ist, generiert DATEV monatliche Abschreibungs-Buchungen automatisch. In der Periodenabschluss-Vorlage als Schritt "Abschreibungen aus AfA-Spiegel" hinterlegen — der Schritt ruft den Stapel auf, die Sachbearbeitung prüft und gibt frei.
Was die Vorlage nicht ersetzt
Die Vorlage ist ein Workflow-Tool, kein Ersatz für fachliche Prüfung. Plausibilitäts-Regeln sind formaler Check (Saldo stimmt vs. Saldo stimmt nicht), nicht inhaltlicher (ist die Buchung sachlich korrekt). Die fachliche Prüfung bleibt Aufgabe der Sachbearbeitung — die Vorlage stellt nur sicher, dass kein Schritt vergessen wird.
Vom 25. Werktag zum 8. Werktag — was sich konkret ändert
Vor der Vorlage: BWA zum 25. Werktag, Excel-Pflege, Personenabhängigkeit. Nach der Vorlage: BWA zum 8. Werktag, alle Schritte dokumentiert, Personenunabhängigkeit. Voraussetzung ist nicht nur die Vorlage selbst, sondern auch:
- Sauberer Belegfluss (siehe Belegverarbeitung)
- Gepflegte Lerndateien (siehe Lerndateien-Beitrag)
- Tagesaktuelle OPOS (siehe OPOS-Hebel)
Die Periodenabschluss-Vorlage ist der letzte Baustein, nicht der erste. Wenn die Vorbedingungen nicht stimmen, hilft die schönste Vorlage nichts.
Fazit
Die Periodenabschluss-Vorlage ist kein DATEV-Geheimnis — sie ist Standard-Funktion, die strukturell jeden Monatsabschluss um 14–17 Werktage beschleunigt. Sauber gepflegt, ist sie der Hebel, der eine BWA zum 25. zum 8. Werktag macht. Pro Mandant 4–6 Stunden Einrichtung, danach monatliche Routine. Im Fast-Close-Hebel ist die Vorlage Pflicht-Bestandteil.